Le blog de l’étude

Constat

Gérer et transmettre un patrimoine nécessite de connaître l'étendue de celui-ci et la nature des droits de propriété des biens qui le composent. Il est donc indispensable de disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre.

Rares sont les propriétaires qui disposent d'une documentation complète sur la composition de leur patrimoine. Ainsi, l'action se trouve ralentie voire compromise.

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher ce qui a pour effet de ralentir l'action.

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Cela a pour effet de compromettre l'action.

Exemple : il n'est pas rare que dans des procédures de divorce, les actions de liquidation partage du patrimoine des époux, soient ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine commun du couple et aussi sur les versements faits entre les biens propres et les biens communs des époux mariés sous un régime de communauté ou entre les époux mariés sous un régime de séparation de biens.

De même, des opérations de transmission de patrimoine, souvent décidées dans l'urgence d'une réforme fiscale, sans réflexion stratégique préalable, peuvent se trouver ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine à transmettre.

Il est donc nécessaire que le dirigeant d'entreprise propriétaire d'un patrimoine puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique et fiscale qui lui permettra de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de la gestion de son patrimoine, soit dans le cadre d'opérations de transmission.

Comment mettre en place la gestion documentaire patrimoniale

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette gestion documentaire et de conserver la documentation, ce qui est facilité par sa tradition d'archivage des minutes des actes qu'il rédige et par la stabilité de l'office malgré les changements de titulaires. La conservation des documents peut être effectuée sur support papier ou électronique. Chaque année, la documentation doit être mise à jour et le secrétariat juridique des sociétés patrimoniales est l'occasion idéale pour opérer celle-ci.

Cette gestion documentaire pourra éventuellement faire l'objet d'un dépôt annuel au rang des minutes des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par nature de documents, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT).

A titre indicatif, il est joint une liste de documents type à conserver (non exhaustive) pour assurer une bonne gestion documentaire patrimoniale.

Liste des documents gestion/transmission de patrimoine hors entreprise :

1. Etat civil et donations

  • Fiche d'état civil

  • Acte de naissance

  • Acte de mariage

  • Contrat de mariage

  • Livret de famille

  • Jugement de divorce - Acte de partage

  • Actes notariés de donations, état des dons manuels et des donations indirectes et déclarations fiscales (imprimés 2730, 2731 et 2735)

2. Actif

2.1. Titres de propriété (immeubles)

  • Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société

  • Acte(s) d'acquisition

  • Contrats de location(s) et de gestion locative

  • Expertise(s) valeur vénale

2.2. Titres de propriété (bateaux, véhicules, avions, oeuvres d'art, bijoux, objets de collection et autres)

  • Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société

  • Factures et contrats d'acquisition et annexes

  • Contrat de location de l'anneau et annexes (bateau)

  •  Expertise(s)

2.3. Portefeuilles de valeurs mobilières

  • Nom du banquier et du gestionnaire

  • Contrats d'ouverture de compte

  • Contrats de souscription de valeurs mobilières (non cotées), coordonnées de la société teneur des comptes d'actionnaires et secrétariat juridique annuel des sociétés cibles

  • Relevé de situation au 1er janvier

2.4. Liquidités

  • Nom du banquier

  • Contrats d'ouverture de compte

  • Produits de trésorerie

  • Relevé de situation au 1er janvier

2.5. Contrats d'assurance-vie et de capitalisation

  • Bulletin(s) de souscription

  • Conditions générales et particulières des polices

  • Coordonnées de l'assureur et du courtier

  • Relevé de situation au 1er janvier

2.6. Autres contrats d'assurance (risques et prévoyance)

  • Bulletin(s) de souscription

  • Conditions générales et particulières des polices

  • Coordonnées de l'assureur et du courtier

  • Justification de paiement des primes annuelles

2.7. Caisse de retraite

  • Coordonnées caisse de retraite

  • Contrat d'adhésion

  • Relevé de situation au 1er janvier

3. Passif

  • Contrats de prêt avec tableaux d'amortissement et de constitution de garanties réelles ou personnelles

  • Coordonnées du banquier

4. Documentation fiscale

  • Déclaration ISF

  • Déclaration de revenus (2042)

  • Déclaration de revenus encaissés hors de France (2047)

  • Déclaration de revenus fonciers (2044 ou 2044 S)

  • Déclaration(s) SCI (2071-2072)

  • Déclaration de la taxe de 3% (sociétés étrangères détenant immeuble en France 2746)

  • Déclarations de prêt (2062)

  • Déclaration pour le prélèvement et les contributions sociales sur les dividendes et les produits de placement à revenu fixe (2077)

  • Avis d'imposition des impôts correspondant

Constat

Le monde des affaires est animé depuis toujours par la rapidité des opérations et aujourd'hui, par la culture de l'immédiat. Or, pour pouvoir agir, il est nécessaire de pouvoir disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre. On s'aperçoit dans la plupart des PME, qu'il n'existe aucune gestion documentaire minimum.

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher, ce qui a pour effet de ralentir l'action.

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Ceci a pour effet de compromettre l'action ou d'obliger l'entreprise à donner une garantie de substitution qui coûte de l'argent ou entraîne une dépréciation de la valeur de l'actif objet de l'opération convoitée.

Exemple : l'absence d'une autorisation administrative (permis de construire, autorisation d'exploitation ICPE...) va obliger l'entreprise lors de la cession de l'actif concerné, soit à régulariser, soit à donner une garantie de substitution ou à défaut, à déprécier fortement l'actif à céder.

Trop de chefs d'entreprises croient ainsi qu'il suffit de vouloir pour agir et considèrent, faute de culture du droit, les juristes comme des personnes qui retardent leurs opérations ou au mieux, ont pour fonction d'entériner et de mettre en forme des accords commerciaux conclus très souvent sans analyse préalable (absence d'audit de l'actif concerné par l'opération ou d'étude de faisabilité) ou de les assister dans des procédures contentieuses fruit d'une impréparation de leurs opérations.

Il est donc nécessaire que l'entreprise puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique, fiscale, sociale et comptable, qui lui permette de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de son exploitation courante, soit dans le cadre des opérations qu'elle projette de réaliser et en particulier en cas de transmission d'entreprises.

Comment mettre en place la gestion documentaire ?

Mettre en place une gestion documentaire au sein d'une entreprise nécessite de la connaître et de connaître son histoire afin de déterminer la nature des documents qui doivent être conservés et leur durée de conservation. En effet, certains documents doivent être conservés de façon perpétuelle, d'autres de façon temporaire en fonction des délais de prescription de réclamation des tiers. Nous joignons en annexe un tableau synthétique de la durée de conservation des documents de l'entreprise, à parfaire au cas par cas.

La tenue du secrétariat juridique de sociétés, souvent laissée aux mains d'assistants ou d'experts-comptables, est l'occasion, chaque année, de mettre à jour la documentation juridique, fiscale, sociale et comptable de l'entreprise, ce qui permet au rédacteur du rapport de gestion, d'avoir une bonne lisibilité de l'activité de l'entreprise au cours de l'exercice écoulé et de l'exercice en cours et aussi d'avertir le chef d'entreprise de la nécessité de mettre à jour ou d'établir certains documents pour être en conformité avec la loi. Ceci légitime l'intervention d'un juriste spécialisé qui tiendra non seulement le secrétariat juridique mais aussi assurera la veille juridique et fiscale de la documentation de l'entreprise.

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette conservation en raison, d'une part, de la conservation perpétuelle des actes authentiques qu'il rédige (minutes) et, d'autre part, de la stabilité de l'office malgré les changements de titulaire, pour tenir la consultation ou la copie des minutes à la disposition de la clientèle. La dématérialisation prochaine des actes authentiques l'amènera à conserver ces documents sur support électronique ce qui est déjà fait en partie actuellement. Les avocats, devenus pour beaucoup d'entre eux des rédacteurs d'actes depuis l'absorption des conseils juridiques et fiscaux en 1990, n'ont pas toujours su faire évoluer leur déontologie et leur pratique professionnelle au métier de rédacteur d'actes.

En pratique, le notaire doit établir un dépôt annuel au rang des minutes, des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par société et par nature de document, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT). Une copie sur support papier et sur support électronique est remise au dirigeant et éventuellement aux financiers pour les entreprises acquises dans le cadre de LBO. Ce dépôt annuel permet en outre lors de la cession à venir des titres de la société cible, d'avoir une parfaite connaissance de son histoire et, du même coup, de faciliter l'audit de l'acquéreur et d'alléger la convention de garanties annexe à l'acte de cession de titres de capital.

Il est singulier de constater que cette pratique mise en point pour les clients PME de l'étude les amène très souvent à préférer la contacter plutôt que de rechercher le document en interne. Ceci est la preuve qu'un notaire, par sa tradition d'archivage, sait retrouver un document et le mettre à la disposition de son client rapidement.

En conclusion, pour réaliser cette conservation de documents, il est nécessaire de procéder préalablement, à un audit des sociétés du groupe et de leur histoire pour recenser les documents qu'il va falloir déposer annuellement au rang des minutes du notaire. Cet audit nécessite une présence dans l'entreprise de 24h à plusieurs jours en fonction de la taille de celle-ci et est payant en fonction du temps passé. Dans un second temps, il faudra réunir cette documentation et établir un acte de dépôt au rang des minutes énonçant chacun des documents par société et par nature de documents, scanner celui-ci puis l'éditer sur supports papier et électronique. Pour les années à suivre, le plus simple est de réaliser cette mission dans le cadre du secrétariat juridique de sociétés qui permet de collecter les informations qui seront en toute état de cause nécessaires à la rédaction du rapport de gestion.

Durée de conservation des principaux documents à conserver pour les entreprises

Le Conseil d'Etat dans une décision rendue le 8 juin 2011 (n°331848) décide que la rémunération d'un dirigeant d'une holding mixte n'ayant aucune attribution dans le secteur financier, doit être regardée comme relevant entièrement du secteur passible de la taxe sur la valeur ajoutée et, par suite, comme placée hors du champ d'application de la taxe sur les salaires.

On rappellera que la taxe sur les salaires est due par les entreprises domiciliées ou établies en France qui payent des rémunérations imposables dans la catégorie des traitements et salaires. Les entreprises concernées sont celles dont l'activité n'est pas assujettie à la TVA ou qui ne le sont pas à concurrence au moins de 90% du leur chiffre d'affaires au titre de l'année civile précédent celle du paiement des rémunérations. Les rémunérations versées aux salariés par les entreprises dont le chiffre d'affaires assujetti à TVA est supérieur à 90% de leur chiffre d'affaires total, sont assujetties partiellement à cette taxe selon le rapport existant, au titre de l'année civile précédent celle du versement, entre le chiffre d'affaire non imposé à la TVA et la chiffre d'affaires total hors taxe. Ainsi la jurisprudence présentée ci-dessus déroge à la règle de l'assujettissement proportionnel.

L'article 1 de la loi n° 2011-894 du 28 juillet 2011 de financement rectificative de la Sécurité sociale pour 2011 (JO 29 juillet 2011 p. 12922) a édicté une nouvelle obligation pour toutes les sociétés commerciales qui emploient au moins 50 salariés à la condition qu'elles versent des dividendes à leurs associés ou actionnaires dont le montant par part sociale ou par action est en augmentation par rapport à la moyenne des dividendes par part sociale ou par action versée au titre des deux exercices précédents (les sociétés commerciales qui emploient habituellement moins de 50 salariés peuvent se soumettre volontairement à cette réforme). En présence d'un groupe de sociétés dont la tête de groupe est tenue de constituer dans ce cas un comité de groupe au sens de l'article L 2331-1 du Code du travail, le versement des dividendes s'apprécie au niveau de cette tête de groupe et non par rapport au niveau de chacune des filiales.

Cette nouvelle obligation consiste dans le versement d'une prime au bénéfice de l'ensemble des salariés de ces entreprises. Cette prime est instituée par un accord entre l'entreprise et les salariés à obtenir dans les conditions propres aux accords de participation (L 3322-6 4° du Code du travail) ou aux accords de groupe (L 3322-7 du Code du travail) et au plus tard dans les 3 mois suivant l'attribution accordée par l'assemblée générale ordinaire des associés ou des actionnaires statuant sur l'approbation des comptes annuels. Faute d'accord, un procès verbal de désaccord est établi dans lequel sont consignées les propositions initiales de l'employeur, en leur dernier état, les propositions respectives des parties et la prime que l'employeur s'engage à attribuer unilatéralement, après avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Les primes versées dans ces conditions sont exonérées, dans la limite d'un montant de 1200 euros par salarié et par an, de certaines contributions ou cotisations d'origine légale ou conventionnelle. L'accord négocié statuant sur le montant de la prime ou à défaut, la décision unilatérale de l'employeur est déposée auprès de l'autorité administrative.

Cette réforme est applicable aux attributions de dividendes autorisées à compter du 1er janvier 2011 au titre du dernier exercice clos. Pour les attributions de dividendes intervenues avant la date de promulgation de la loi, une date butoir a été fixée au 31 octobre 2011 pour instituer l'accord entre l'entreprise et ses salariés susvisés. La violation de la réforme est passible d'une peine d'emprisonnement d'un an et d'une amende de 3750 euros. Cette réforme est destinée à s'appliquer jusqu'à l'intervention d'une loi qui devra intervenir au plus tard le 31 décembre 2013 sur le partage de la valeur ajoutée et qui sera édictée au vu des résultats des négociations nationales interprofessionnelles.

La Cour de cassation (Chambre commerciale, 21 juin 2011, pourvoi 10-20.461) requalifie la renonciation abdicative au bénéfice d'un usufruit en donation en se fondant sur son caractère translatif et non abdicatif ou extinctif.

Certains titulaires d'usufruit décident d'abandonner leurs droits afin d'éviter de continuer à payer l' ISF sur la totalité de la propriété des biens transmis en nue-propriété à leurs successibles ou ayants-droits, en s'affranchissant du paiement des droits proportionnels d'enregistrement de mutation à titre gratuit à liquider sur l'usufruit transmis. Ils se fondent sur une très ancienne doctrine de l'administration fiscale selon laquelle ces droits proportionnels d'enregistrement ne sont pas dus tant que le nu-propriétaire n'a pas accepté expressément ou tacitement le bénéfice du droit délaissé par l'usufruitier en particulier par la prise de possession du bien objet de la renonciation.

Cet avis de l'administration fiscale peut paraître surprenant dans la mesure où la renonciation abdicative provoque une reconstitution immédiate et de plein-droit de la propriété sur la tête du nu-propriétaire.

La Cour de cassation a rejeté le pourvoi formé contre l'arrêt de la Cour d'Appel qui avait considéré que le nu-propriétaire était devenu plein propriétaire après cet abandon en se fondant sur la comparaison des déclarations d'ISF et le fait que les biens n'étaient pas restés vacants après cet abandon.

Cette jurisprudence s'inscrit en conformité avec les différents arrêts de la Cour de cassation rendus par le passé et il convient de rappeler que l'utilisation de cet outil constitue une fraude fiscale pure et simple pour laquelle l'administration dispose de délais de redressement jusqu'à l'expiration de la sixième année du dépôt de la déclaration de succession de l'usufruitier défunt.