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FICHE PRODUIT           
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PROCURATIONS DE DROIT DES AFFAIRES SIGNEES EN FRANCE ET DESTINEES A ETRE PRODUITES A L'ETRANGER

Procurations notariées et procurations sous seing privé avec certification de signature établies en France en vue de réaliser une opération relevant du droit des affaires à l'étranger

 

 

Cliquez ici pour visualiser notre fiche produit spécifique aux procurations  des personnes physiques (hors droit des affaires)

PREALABLES

 

Chaque Etat ayant sa propre législation, il est nécessaire de prendre en compte le droit du pays de destination de la procuration. Par conséquent, une procuration qu'elle soit établie sous seing privé ou en la forme authentique, devra être rédigée conformément au droit de l'Etat où elle est destinée à produire effet, et en principe, par un professionnel du droit de cet Etat. 

 

Selon la législation en vigueur dans chaque Etat, la procuration sera établie par un acte authentique à titre obligatoire, sinon un acte sous seing privé suffira.

 

Il en résulte que le mandant devra se renseigner  auprès du mandataire, du notaire ou de l’avocat rédacteur de la procuration pour savoir si elle doit ou non avoir la forme notariée à titre obligatoire. 

 

En matière de droit des affaires, un acte authentique est généralement requis  dans les Etats de droit romano-germanique et les Etats ayant adopté ce modèle, sauf exceptions.

Lettre d'opinion juridique :

Il peut être exigé par les autorités du pays étranger concerné, une lettre d'opinion juridique d’un notaire français attestant de la capacité de la personne morale française et de son représentant à réaliser l’une des opérations projetées. L’office peut se charger de la rédaction de telles lettres.

LE CAS ECHEANT, REDACTION D'UNE ETUDE JURIDIQUE ET FISCALE EN AMONT DE L'OPERATION
 

Par ailleurs, des précautions juridiques et fiscales doivent systématiquement être prises par le client en amont. Il doit notamment s'assurer des dispositifs de contrôle des investissements étrangers dans chaque Etat concerné par l'opération (autorisations et déclarations des investissements étrangers) et vérifier le cadre juridique et fiscal dans lequel s'inscrit l'opération, selon les critères internes d'imposition de chaque Etat concerné et en tenant compte des stipulations de la convention fiscale internationale éventuellement applicable. En effet, les résultats d'une entité étrangère peuvent être imposables en France lorsqu'elle dispose d'un établissement stable en France. De même, les liens capitalistiques ou mêmes factuels, entre deux sociétés peuvent donner lieu à la réintégration fiscale des bénéfices réalisés à l'étranger dans l'entité française, notamment au titre de l'article 209 B du CGI ou du prix de transfert. En outre, la plus-value constatée lors d'une cession de titres d'une société ayant son siège social à l'étranger réalisée par un résident fiscal français est susceptible d'être imposable en France, sous réserve des stipulations des conventions fiscales internationales éventuellement applicables. C'est pourquoi, lorsqu'elle est jugée nécessaire, une consultation sur le cadre juridique et fiscal dans lequel s'inscrit l'opération au regard du droit français et des conventions fiscales internationales, pourra être rédigée par l'office  pour le volet français de l'opération, et au besoin en collaboration avec le conseil étranger, afin de matérialiser la preuve du devoir de conseil du notaire.

PRODUITS

 
L'office intervient pour la mise en place de procurations  relevant du droit des affaires, et en particulier pour l'un des cinq produits suivants :
 
Produit 1. Procuration pour  constituer à l'étranger :
-  une société dont un ou plusieurs associés sont de nationalité française (personne physique) ou ont leur siège social en France (personne morale) avec un apport en numéraire ou en nature ;
-  une filiale ou une société sœur d’une société française ;
- un bureau de représentation ou une succursale d’une société française.
 
Produit 2. Procuration pour vendre ou acquérir les titres d’une société étrangère  lorsque les cédants ou les cessionnaires  sont  de nationalité française (personne physique) ou ont leur siège social en France (personne morale) ;
 
Produit 3. Procuration pour souscrire à une augmentation de capital d’une société étrangère par un apport en numéraire ou en nature, lorsque les souscripteurs  sont de nationalité française (personne physique) ou ont leur siège social en France (personne morale) ;
 
Produit 4. Procuration en vue d'une fusion avec une société absorbante ou absorbée située à l'étranger, l'autre société ayant son siège social en France ;
 
Produit 5. Procuration en vue de la réalisation d'une opération courante par une société française à l'étranger.
 
 

LA FORME DE LA PROCURATION

Il faut  distinguer selon que la procuration doit être reçue en la forme authentique ou non.

 

SI L'ACTE DOIT OBLIGATOIREMENT ETRE REÇU EN LA FORME AUTHENTIQUE  

   

Traduction jurée vers le français du modèle de procuration rédigé dans la langue locale        

Le client devra faire parvenir à notre office notarial le modèle de la procuration rédigée à l’étranger par un professionnel du droit qui sera analysé par le notaire ou l'un de ses collaborateurs.  Pour la rédaction de l'acte authentique, une traduction en français du modèle de procuration devra obligatoirement être réalisée par un traducteur assermenté (police d'ordre public).
L'office peut se charger de faire réaliser, pour le compte de ses clients, ces travaux de traduction.
 
Réception de la procuration en la forme authentique    

Préalablement, notre office devra mettre en forme la rédaction de la procuration pour l’adapter aux règles de forme et d’intelligibilité propres aux actes notariés français. La procuration notariée et, le cas échéant, la lettre d’opinion devront donc impérativement être rédigées en français.
 
Seules les règles de fond de l’Etat étranger devront être scrupuleusement respectées. C'est la raison pour laquelle le modèle de procuration doit être rédigé par un professionnel maîtrisant le droit auquel est soumise la procuration.
 

La procuration sera ensuite signée devant le notaire français.    
  

Accomplissement de la légalisation ou de l'apostille, le cas échéant

Après la signature de la procuration notariée, il sera procédé à l’enregistrement sur état de la procuration au droit fixe de 25€. Et il sera procédé si nécessaire à la légalisation ou à l'apostille  afin que la procuration, en tant qu'acte public, et le cas échéant, la lettre d'opinion, soient opposables aux autorités locales. 
 
Est joint en annexe 1 un tableau recensant, pour les actes notariés, les pays où la légalisation est obligatoire (L), où l’apostille est obligatoire (A), et où la légalisation et l'apostille ne sont pas nécessaires (D).    
 
Traduction de l'acte authentique français par un traducteur-juré dans la langue locale
 
La procuration notariée française devra ensuite être traduite par un traducteur-juré dans la langue de l'Etat où elle est destinée à produire effet.

L'office peut se charger de faire réaliser, pour le compte de ses clients, ces travaux de traduction.
 
 

SI L'ACTE PEUT ETRE ETABLI SOUS SEING PRIVE

 
Traduction, le cas échéant de la procuration établie dans la langue où elle est destinée à produire effet   
 
Le client devra faire parvenir à notre office notarial le modèle de la procuration rédigée à l’étranger par un professionnel du droit. Ce modèle sera analysé par le notaire ou l’un de ses collaborateurs, s’il a la maîtrise de la langue étrangère concernée ou au vu d’une traduction en français ou en anglais.      
 
Certification matérielle de signature    
 
Le mandant apposera à l’office sa signature  sur la procuration établie en langue étrangère, puis le notaire apposera, au pied de la procuration, en français et en anglais (ou dans la langue officielle de l'Etat concerné) une mention de certification matérielle de l'authenticité de la signature du mandant, complétée de la signature du notaire et de son sceau.       
 
Accomplissement de la légalisation ou de l'apostille, le cas échéant 
 
A la formalité de certification matérielle de signature, peuvent s'ajouter les formalités de légalisation ou d'apostille, afin que la procuration, et le cas échéant, la lettre d'opinion, soient opposables aux autorités locales.      
 
La mention de certification matérielle de signature faite par le notaire français a le caractère d'un acte public, ce qui permet, le cas échéant, d'effectuer les formalités de légalisation ou d'apostille, sauf dispense en vertu des conventions internationales, auquel cas la procuration revêtue de la seule certification matérielle de signature est opposable aux autorités locales.     
 
Est joint en annexe 2 un tableau recensant, pour les certifications de signature apposées sur les actes sous seing privé,  les pays où la légalisation est obligatoire (L), où l’apostille est obligatoire (A), et où la légalisation et l'apostille ne sont pas nécessaires (D).
 
 
LES FORMALITES DE LEGALISATION ET D'APOSTILLE [1]
 
Un acte juridique ne peut pas produire d'effets dans un autre Etat sans l'accomplissement de la formalité de la légalisation ou, le cas échéant, de sa version simplifiée, sauf cas de dispense.
 
L'office peut se charger d'effectuer ces formalités, pour le compte de ses clients, auprès du ministre des Affaires Etrangères  et du consulat de l'Etat étranger concerné en France (légalisation) ou du Parquet (apostille). En tant que professionnels du droit, nous bénéficions d'un accès direct au service de l'apostille, alors que les usagers doivent faire jusqu'à 2 heures de queue selon l'affluence.
  
 
LA LEGALISATION 
 
La légalisation est opérée par l'apposition d'un cachet par le service de la légalisation du ministère des Affaires Etrangères, agissant sur délégation du ministre des Affaires Etrangères, dont le bureau  à Paris est situé :
 

 57, boulevard des Invalides - 75007 PARIS

Ouvert au public du lundi au vendredi -sauf les jours fériés - de 8h30 à 13h15

 01 53 69 38 28

 
Le tarif en vigueur de la légalisation est de 10 euros par document[2], sous réserve de l'application des tarifs de réciprocité pour certains ressortissants étrangers. Un délai de 48h est en principe nécessaire.
 

Une fois cette première formalité de légalisation effectuée auprès du service de la légalisation près le Ministère des Affaires Etrangères français, il sera nécessaire de procéder à une  seconde légalisation auprès de l'ambassade ou du consulat de l'Etat étranger en résidence en France sur le territoire duquel l'acte doit produire ses effets, afin que celui-ci soit à même d'en attester la véracité.

 


 L'APOSTILLE
 
L'apostille est délivrée par l'autorité compétente de l'Etat où l'acte est passé. En France, la compétence est dévolue au procureur général près la cour d'appel, ce dernier devant encore être compétent territorialement. A Paris, le service de l'apostille est situé :
 

 8-10 Boulevard du Palais – 75001 PARIS, Vestibule de Harlay, 1er étage, 

(du lundi au vendredi de 9h à 12h, puis de 13h15 à 15h, fermeture le mercredi après-midi).

01 44 32 73 54
 


L'apostille prend la forme d'un tampon qui doit être conforme au modèle annexé à la convention de La Haye[3].
Elle est délivrée sans frais à la requête du porteur de l'acte ou de son signataire[4]. Un délai de 48h maximum est en principe nécessaire.
 


[1] Voir Annexe 1 et 2.
[2] 2e partie du décret n° 81-778 du 13 août 1981.
[3] Article 4 de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961.
[4] Paragraphe II.2.2) c. de la circulaire 2005-19D3 du 12 décembre 2005.

DOCUMENTS ET INFORMATIONS A TRANSMETTRE

Les informations et documents ci-dessous sont à transmettre à l’adresse courriel suivante : bruno.bedaride@paris.notaires.fr

 

Toute procuration authentique reçue par un notaire français ou toute certification matérielle de signature d'un acte sous seing privé suppose au préalable la transmission par le client d'un modèle de procuration sous format Word rédigé par un professionnel du droit local, conformément aux règles de fond de l'Etat au sein duquel la procuration doit produire ses effets.


• Concernant les personnes physiques de nationalité française et résidentes en France intéressées par l'opération :

 

- une pièce d'identité  ou un passeport ;

 

- un justificatif de domicile de moins de trois mois (avis d'imposition, facture électricité/gaz);

 
- concernant les produits 1 à 3 (sauf si la société étrangère intéressée à l'opération est une société par actions) :
* pour les couples mariés en France : copie du livret de famille et éventuellement du contrat de mariage en France pour les couples qui en ont signé un. A défaut de contrat de mariage, préciser si le couple a fixé son domicile en France aussitôt après le mariage et si des changements de domicile hors de France sont intervenus après le mariage et pour quelle période (dates à préciser), afin de vérifier l’éventuelle mutation automatique du régime matrimonial ;

* pour les couples pacsés en France, copie de la déclaration de PACS et de la convention de PACS ;

 

-une courte explication écrite sur la description de l’opération économique envisagée, les circonstances qui la motivent. La justification de l'origine des fonds est à fournir uniquement en cas d'apport en numéraire (constitution de société ou augmentation de capital)  et  d’acquisition de titres sociaux.

 

• Concernant les personnes morales françaises intéressées par l'opération :

 

- une copie de leurs statuts certifiés conformes par le mandataire social ;

 

- copie de la pièce d'identité ou du passeport du mandataire social et de son justificatif de domicile de moins de trois mois ;

 

-  un Kbis à jour récent ;

 

-  copie de leur déclaration de bénéficiaire effectif et de son récépissé de dépôt au greffe du tribunal de commerce (sauf dans le cas visé dans le NB 1 ci-dessous) ;

 

- copie de la pièce d'identité ou du passeport des bénéficiaires effectifs (sauf dans le cas visé dans le NB 1 ci-dessous) ;

 

- une copie certifiée conforme par le mandataire social de la décision ayant nommé ou renouvelé leur président, leur directeur général ou leur gérant ;

 

- la consultation BODACC.fr pour attester qu’elles ne sont pas en procédure collective (travail à effectuer par l'office);

 

- la copie des derniers comptes annuels ;

 

- une courte explication écrite sur la description de l’opération économique envisagée, les circonstances qui la motivent. La justification de l'origine des fonds est à fournir uniquement en cas d'apport en numéraire (constitution de société ou augmentation de capital)  et  d’acquisition de titres sociaux.

 

NB 1 : En présence d’une société française dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé en France, le notaire, après vérification du visa de l'AMF, est dispensé de rechercher les bénéficiaires effectifs de cette société en vertu de l’article R.561-8 du Code monétaire et financier.

 

NB 2 : En présence d'un placement collectif dépourvu de personnalité morale, il convient également de fournir les justificatifs relatifs à sa dénomination,  sa  forme juridique,  son numéro d'agrément et son numéro international d'identification des valeurs mobilières (ISIN).  Devront également être communiqués  le Kbis et le numéro d'agrément de la société de gestion du fonds.

   

• Concernant la société étrangère intéressée à l’opération et suivant la nature du produit, nous avons besoin des documents ci-après qui devront être impérativement rédigés par un professionnel du droit local et traduits en français ou en anglais :

 

- produit 1 : le projet de statuts de la filiale ou de la société sœur à constituer à l’étranger. Le nombre de titres à souscrire et leur valeur nominale unitaire et la nature des apports (numéraire ou en nature) devront nous être précisés. En cas d’apport d'un immeuble situé en France à une société étrangère, nous vous remercions de nous fournir, dans un premier temps, le titre de propriété correspondant (il vous sera exposé ultérieurement la procédure à suivre) ;

 

- produit 2 : le projet de cession de titres sociaux indiquant le nombre de titres à céder ou à acquérir et leur prix unitaire, ainsi que l'éventuel montant du compte courant d'associé à rembourser ;

 

- produit 3 : le projet de rapport du mandataire social pour présenter l’opération d’augmentation de capital et le projet d’assemblée générale extraordinaire qui doit statuer sur l’émission des titres liée à l’augmentation de capital. Le nombre de titres à souscrire et leur valeur nominale unitaire, la nature des apports (numéraire ou en nature), ainsi que le montant de la prime  d'émission par action ou par part sociale devront nous être précisés. En cas d’apport d’un immeuble, nous vous remercions de nous fournir, dans un premier temps, le titre de propriété correspondant (il vous sera exposé ultérieurement la procédure à suivre) ;

 

- produit 4 : copie du projet de fusion et d'assemblée générale extraordinaire approuvant la fusion (société absorbante ou absorbée). Le montant de la prime  d'apport par action ou par part sociale devra nous être précisé ;

 

- produit 5 : un court descriptif de l'opération envisagée suffit, sauf cas particuliers.

 

 

NB : Des documents complémentaires pourront être réclamés par l'office à l'examen du dossier.

AVERTISSEMENT

Les informations et documents ci-dessus doivent impérativement être transmis à l'office, avant d'entrer en relation d'affaires. En effet, le notaire est astreint, comme l'ensemble des professionnels du droit et du chiffre, aux obligations prévues par le Code monétaire et financier en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Les diligences que le notaire doit accomplir dans ce cadre sont d'ordre public et ne peuvent être contournées. Elles s'appliquent aussi bien à une procuration notariée qu'à l'opération pour laquelle la procuration est établie.

COUT DE L’INTERVENTION DU NOTAIRE[1] 

 

NB : PAS DE TVA POUR LES RESIDENTS HORS UE

 

 

1/ Procuration reçue en la forme authentique 

 

Cette prestation s'effectue au temps passé sur la base d'un taux horaire de 550 € HT pour le notaire et de 325 € HT pour un juriste de niveau Master II. Elle est majorée de la TVA au taux de 20%. Elle fera l'objet d'une lettre de mission préalable

 

Un temps compris entre 8 et 10 jours est nécessaire pour sa réalisation (compte tenu des prestataires tiers : parquet ou ministre des Affaires Etrangères et traducteur juré).Ce délai courra à compter de la réception des documents demandés et de la lettre de mission signée et approuvée avec le virement d'une provision d'un montant en général de 2.500€ à 3.500€ TTC, en ce compris les débours de traducteur juré, le droit fixe de 25 € et l'émolument d'acte (32,30 € TTC). Cela correspond au temps estimé pour la réalisation de la prestation, suivant que les formalités de légalisation ou d'apostille sont nécessaires.

 

2/ Certification matérielle de signature d'un acte sous seing privé

 

Cette prestation s'effectue au temps passé sur la base d'un taux horaire de 550 € HT pour le notaire et de 325 € HT pour un juriste de niveau Master II. Elle est majorée de la TVA au taux de 20%. Elle fera l'objet d'une lettre de mission préalable.

 

Un temps compris entre 3 et 5 jours est nécessaire pour sa réalisation (compte tenu de l'intervention éventuelle de prestataires tiers : parquet ou ministre des Affaires Etrangères).Ce délai courra à compter de la réception des documents demandés et de la lettre de mission signée et approuvée avec le virement d'une provision d'un montant en général de 550 € à 1.500€ TTC, en ce compris les débours du traducteur, ce qui correspond au temps estimé pour la réalisation de la prestation suivant que les formalités de légalisation ou d'apostille sont ou non nécessaires et accomplies par l'office.

 

 3/ Lettre d'opinion juridique / certificat de coutume

 

Cette prestation fait l'objet d'un honoraire forfaitaire comme suit :

 

sans formalité de légalisation ni d'apostille : entre 1500 € TTC et 2000 € TTC, frais de traducteur juré compris, suivant l'importance du travail à réaliser ;

 

avec double formalité de légalisation faite par le notaire (durée maximum : 48h): supplément de 550 € TTC, frais de légalisation compris ;

 

• avec formalité d'apostille faite par le notaire (durée maximum : 48h) : supplément de 250 € TTC.

 

4/ Consultation sur le cadre juridique et fiscal de l'opération au regard du droit français et des conventions fiscales internationales

 

Cette prestation supplémentaire fera l'objet d'une lettre de mission  et d'un honoraire complémentaire au taux horaire de 550 € HT pour le notaire et de 380 € HT pour un collaborateur diplômé notaire ou avocat. Elle est majorée de la TVA au taux de 20%.

 

 

Le règlement des honoraires doit s'effectuer par virement avant la fourniture de la prestation à titre de provision.

 

 


[1]  En application des dispositions des articles L 444-1 alinéa 3 et R 444-3 du Code de Commerce, les notaires sont habilités à percevoir des honoraires au titre de l'analyse et de la vérification des documents faisant l'objet d'une  certification de signature ou servant de support à la rédaction d'un acte authentique et des demandes à faire dans le pays où ces documents sont destinés à produire effet. 

Pour en savoir plus, voir notre étude sur l'usage pratique des légalisations et apostilles

Nous avertissons notre aimable clientèle que l'office n'intervient pas en matière d'affidavit, les notaires français n'étant pas compétents en ce domaine relevant du droit anglo-saxon.

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