Le blog de l’étude

L’approbation des comptes annuels est une obligation pour les sociétés commerciales mais aussi pour les sociétés civiles ainsi que l’établissement d’un rapport de gestion sur l’exercice écoulé dont les comptes seront soumis à l’approbation des associés.

Depuis la loi du 24 juillet 1966 qui a réformé profondément le droit des sociétés commerciales, les causes de nullité sanctionnant les irrégularités tant dans la constitution d’une société que dans la tenue de son secrétariat juridique, ont été remplacées par des sanctions pénales d’ordre correctionnel.

On notera cependant qu’une dépénalisation partielle a été commencée par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 dite de simplification du droit et d’allègement des démarches administratives.

Le soin avec lequel un dirigeant d’entreprise doit veiller à l’établissement des documents nécessaires à l’approbation des comptes annuels contribue à lui permettre de faire le point sur la situation économique de son entreprise mais aussi à réfléchir à la stratégie de développement de son groupe (développement industriel et commercial). Il permet au dirigeant de faire un tour d’horizon avec ses conseils, notamment sur les évolutions législatives et de mettre à jour la gestion documentaire de la société.

La tenue de ce secrétariat juridique est aussi essentielle pour attester de certaines opérations que la société met en œuvre et qui lui permettront de servir de preuve le moment venu notamment à l’égard de l’administration fiscale.

Nous avons établi différentes fiches de synthèse résumant les renseignements et documents nécessaires à l’établissement du rapport annuel de gestion et la réunion de l’assemblée des associés, qui doit statuer sur l’approbation des comptes annuels :

Mentions rapport de gestion SA/SAS non cotée
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SA/SAS non cotées

Mentions rapport de gestion SARL
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SARL

Mentions rapport de gestion SNC
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SNC

Mentions rapport de gestion SCA
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SCA

Mentions rapport de gestion SCI
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SCI

Si vous souhaitez recevoir ces tableaux à titre gracieux, merci d’utiliser le formulaire de contact. Les tableaux vous seront adressés en retour.

Constat

Gérer et transmettre un patrimoine nécessite de connaître l'étendue de celui-ci et la nature des droits de propriété des biens qui le composent. Il est donc indispensable de disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre.

Rares sont les propriétaires qui disposent d'une documentation complète sur la composition de leur patrimoine. Ainsi, l'action se trouve ralentie voire compromise.

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher ce qui a pour effet de ralentir l'action.

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Cela a pour effet de compromettre l'action.

Exemple : il n'est pas rare que dans des procédures de divorce, les actions de liquidation partage du patrimoine des époux, soient ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine commun du couple et aussi sur les versements faits entre les biens propres et les biens communs des époux mariés sous un régime de communauté ou entre les époux mariés sous un régime de séparation de biens.

De même, des opérations de transmission de patrimoine, souvent décidées dans l'urgence d'une réforme fiscale, sans réflexion stratégique préalable, peuvent se trouver ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine à transmettre.

Il est donc nécessaire que le dirigeant d'entreprise propriétaire d'un patrimoine puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique et fiscale qui lui permettra de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de la gestion de son patrimoine, soit dans le cadre d'opérations de transmission.

Comment mettre en place la gestion documentaire patrimoniale

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette gestion documentaire et de conserver la documentation, ce qui est facilité par sa tradition d'archivage des minutes des actes qu'il rédige et par la stabilité de l'office malgré les changements de titulaires. La conservation des documents peut être effectuée sur support papier ou électronique. Chaque année, la documentation doit être mise à jour et le secrétariat juridique des sociétés patrimoniales est l'occasion idéale pour opérer celle-ci.

Cette gestion documentaire pourra éventuellement faire l'objet d'un dépôt annuel au rang des minutes des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par nature de documents, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT).

A titre indicatif, il est joint une liste de documents type à conserver (non exhaustive) pour assurer une bonne gestion documentaire patrimoniale.

Liste des documents gestion/transmission de patrimoine hors entreprise :

1. Etat civil et donations

  • Fiche d'état civil

  • Acte de naissance

  • Acte de mariage

  • Contrat de mariage

  • Livret de famille

  • Jugement de divorce - Acte de partage

  • Actes notariés de donations, état des dons manuels et des donations indirectes et déclarations fiscales (imprimés 2730, 2731 et 2735)

2. Actif

2.1. Titres de propriété (immeubles)

  • Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société

  • Acte(s) d'acquisition

  • Contrats de location(s) et de gestion locative

  • Expertise(s) valeur vénale

2.2. Titres de propriété (bateaux, véhicules, avions, oeuvres d'art, bijoux, objets de collection et autres)

  • Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société

  • Factures et contrats d'acquisition et annexes

  • Contrat de location de l'anneau et annexes (bateau)

  •  Expertise(s)

2.3. Portefeuilles de valeurs mobilières

  • Nom du banquier et du gestionnaire

  • Contrats d'ouverture de compte

  • Contrats de souscription de valeurs mobilières (non cotées), coordonnées de la société teneur des comptes d'actionnaires et secrétariat juridique annuel des sociétés cibles

  • Relevé de situation au 1er janvier

2.4. Liquidités

  • Nom du banquier

  • Contrats d'ouverture de compte

  • Produits de trésorerie

  • Relevé de situation au 1er janvier

2.5. Contrats d'assurance-vie et de capitalisation

  • Bulletin(s) de souscription

  • Conditions générales et particulières des polices

  • Coordonnées de l'assureur et du courtier

  • Relevé de situation au 1er janvier

2.6. Autres contrats d'assurance (risques et prévoyance)

  • Bulletin(s) de souscription

  • Conditions générales et particulières des polices

  • Coordonnées de l'assureur et du courtier

  • Justification de paiement des primes annuelles

2.7. Caisse de retraite

  • Coordonnées caisse de retraite

  • Contrat d'adhésion

  • Relevé de situation au 1er janvier

3. Passif

  • Contrats de prêt avec tableaux d'amortissement et de constitution de garanties réelles ou personnelles

  • Coordonnées du banquier

4. Documentation fiscale

  • Déclaration ISF

  • Déclaration de revenus (2042)

  • Déclaration de revenus encaissés hors de France (2047)

  • Déclaration de revenus fonciers (2044 ou 2044 S)

  • Déclaration(s) SCI (2071-2072)

  • Déclaration de la taxe de 3% (sociétés étrangères détenant immeuble en France 2746)

  • Déclarations de prêt (2062)

  • Déclaration pour le prélèvement et les contributions sociales sur les dividendes et les produits de placement à revenu fixe (2077)

  • Avis d'imposition des impôts correspondant

Constat

Le monde des affaires est animé depuis toujours par la rapidité des opérations et aujourd'hui, par la culture de l'immédiat. Or, pour pouvoir agir, il est nécessaire de pouvoir disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre. On s'aperçoit dans la plupart des PME, qu'il n'existe aucune gestion documentaire minimum.

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher, ce qui a pour effet de ralentir l'action.

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Ceci a pour effet de compromettre l'action ou d'obliger l'entreprise à donner une garantie de substitution qui coûte de l'argent ou entraîne une dépréciation de la valeur de l'actif objet de l'opération convoitée.

Exemple : l'absence d'une autorisation administrative (permis de construire, autorisation d'exploitation ICPE...) va obliger l'entreprise lors de la cession de l'actif concerné, soit à régulariser, soit à donner une garantie de substitution ou à défaut, à déprécier fortement l'actif à céder.

Trop de chefs d'entreprises croient ainsi qu'il suffit de vouloir pour agir et considèrent, faute de culture du droit, les juristes comme des personnes qui retardent leurs opérations ou au mieux, ont pour fonction d'entériner et de mettre en forme des accords commerciaux conclus très souvent sans analyse préalable (absence d'audit de l'actif concerné par l'opération ou d'étude de faisabilité) ou de les assister dans des procédures contentieuses fruit d'une impréparation de leurs opérations.

Il est donc nécessaire que l'entreprise puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique, fiscale, sociale et comptable, qui lui permette de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de son exploitation courante, soit dans le cadre des opérations qu'elle projette de réaliser et en particulier en cas de transmission d'entreprises.

Comment mettre en place la gestion documentaire ?

Mettre en place une gestion documentaire au sein d'une entreprise nécessite de la connaître et de connaître son histoire afin de déterminer la nature des documents qui doivent être conservés et leur durée de conservation. En effet, certains documents doivent être conservés de façon perpétuelle, d'autres de façon temporaire en fonction des délais de prescription de réclamation des tiers. Nous joignons en annexe un tableau synthétique de la durée de conservation des documents de l'entreprise, à parfaire au cas par cas.

La tenue du secrétariat juridique de sociétés, souvent laissée aux mains d'assistants ou d'experts-comptables, est l'occasion, chaque année, de mettre à jour la documentation juridique, fiscale, sociale et comptable de l'entreprise, ce qui permet au rédacteur du rapport de gestion, d'avoir une bonne lisibilité de l'activité de l'entreprise au cours de l'exercice écoulé et de l'exercice en cours et aussi d'avertir le chef d'entreprise de la nécessité de mettre à jour ou d'établir certains documents pour être en conformité avec la loi. Ceci légitime l'intervention d'un juriste spécialisé qui tiendra non seulement le secrétariat juridique mais aussi assurera la veille juridique et fiscale de la documentation de l'entreprise.

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette conservation en raison, d'une part, de la conservation perpétuelle des actes authentiques qu'il rédige (minutes) et, d'autre part, de la stabilité de l'office malgré les changements de titulaire, pour tenir la consultation ou la copie des minutes à la disposition de la clientèle. La dématérialisation prochaine des actes authentiques l'amènera à conserver ces documents sur support électronique ce qui est déjà fait en partie actuellement. Les avocats, devenus pour beaucoup d'entre eux des rédacteurs d'actes depuis l'absorption des conseils juridiques et fiscaux en 1990, n'ont pas toujours su faire évoluer leur déontologie et leur pratique professionnelle au métier de rédacteur d'actes.

En pratique, le notaire doit établir un dépôt annuel au rang des minutes, des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par société et par nature de document, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT). Une copie sur support papier et sur support électronique est remise au dirigeant et éventuellement aux financiers pour les entreprises acquises dans le cadre de LBO. Ce dépôt annuel permet en outre lors de la cession à venir des titres de la société cible, d'avoir une parfaite connaissance de son histoire et, du même coup, de faciliter l'audit de l'acquéreur et d'alléger la convention de garanties annexe à l'acte de cession de titres de capital.

Il est singulier de constater que cette pratique mise en point pour les clients PME de l'étude les amène très souvent à préférer la contacter plutôt que de rechercher le document en interne. Ceci est la preuve qu'un notaire, par sa tradition d'archivage, sait retrouver un document et le mettre à la disposition de son client rapidement.

En conclusion, pour réaliser cette conservation de documents, il est nécessaire de procéder préalablement, à un audit des sociétés du groupe et de leur histoire pour recenser les documents qu'il va falloir déposer annuellement au rang des minutes du notaire. Cet audit nécessite une présence dans l'entreprise de 24h à plusieurs jours en fonction de la taille de celle-ci et est payant en fonction du temps passé. Dans un second temps, il faudra réunir cette documentation et établir un acte de dépôt au rang des minutes énonçant chacun des documents par société et par nature de documents, scanner celui-ci puis l'éditer sur supports papier et électronique. Pour les années à suivre, le plus simple est de réaliser cette mission dans le cadre du secrétariat juridique de sociétés qui permet de collecter les informations qui seront en toute état de cause nécessaires à la rédaction du rapport de gestion.

Durée de conservation des principaux documents à conserver pour les entreprises

Les personnes morales constituent des fictions qui ne peuvent exprimer leurs décisions que par l'intermédiaire des individus. En effet, l'expression de la volonté de la personne morale résultera de la signature du contrat par ses cocontractants (la société et le tiers).

Depuis la loi du 24 juillet 1966, les sociétés commerciales sont dotées par la loi d'un mode de représentation spécifique conférant des pouvoirs propres aux organes de gestion. A l'égard des tiers, le représentant légal représente et engage valablement la société dans la limite de l'objet social et parfois au delà, sans que les tiers aient à se soucier, ni du contenu de leurs pouvoirs, ni des conditions de leur nomination, sauf à pouvoir le révoquer en cas de faute de gestion.

Les délégations de pouvoirs et de signature

Toute entreprise qui atteint une certaine taille, et par là même une certaine complexité, doit être structurée en décentralisant les pouvoirs d'engager la société au sein d'une hiérarchie propre à celle-ci. Partant ainsi des organes de direction, et afin d'exécuter ses décisions, il convient de conférer des pouvoirs spécifiques non seulement aux titulaires de postes en relation avec les tiers, mais aussi à ceux en charge du fonctionnement interne de l'entreprise.

On constate en pratique que ces délégations de pouvoirs sont rarement faites par écrit (la délégation peut être prouvée en principe par tout mode probatoire) et que les salariés agissent en conséquence au nom de la société à raison de leurs seules fonctions. Deux arrêts de la chambre mixte de la Cour de cassation rendus le 19 novembre 2010 en matière de délégation de pouvoirs au sein d'une SAS, ont néanmoins précisé en particulier que la délégation de pouvoirs consentie par les représentants légaux de la société pouvait être tacite et résulter des fonctions du salarié, de sorte que les actes du mandataire peuvent être ratifiés a posteriori.

Lorsqu'un tiers agit pour le compte de la société ou d'un représentant légal sans avoir reçu de mandat exprès, en principe, la société est engagée sur le terrain de la théorie du mandat apparent, c'est-à-dire que le tiers est censé avoir reçu un pouvoir de la société. Il en serait de même d'un salarié qui outrepasserait ses fonctions, sauf à l'entreprise à se retourner contre le tiers ou le salarié qui aurait outrepassé ses fonctions et qui aurait causé un préjudice à la société.

Une jurisprudence très abondante a été rendue durant ces trente dernières années sur différents aspects des délégations de pouvoirs au sein des entreprises. Il ressort de cette jurisprudence, différents grands principes qui peuvent être résumés de la façon suivante.

1. La jurisprudence opère une distinction entre délégation de pouvoirs (1) et de signature (2).

(1) Le représentant légal confie dans ce cas au nom et pour le compte de la société, à une personne qu'il investit d'une fonction déterminée (direction administrative ou technique, direction d'une usine, d'une succursale ou d'un établissement secondaire, etc, le mandat de représenter la société dans la limite de ses attributions. Ainsi, le délégataire reçoit son pouvoir de la société elle-même et non du représentant légal, ce qui a pour conséquence que ses pouvoirs perdurent tout au long de l'exercice de ses fonctions, nonobstant tout changement dans la personne du mandant.

(2) Le représentant légal confie dans ce cas, pour son compte et en ses lieu et place, tel ou tel acte relevant de ses pouvoirs. Ainsi, le délégataire reçoit son pouvoir d'un individu et n'est pas représentant de la société, ce qui a pour conséquence que ses pouvoirs cessent en cas de cessation des fonctions du délégant.

2. La jurisprudence considère qu'une délégation de pouvoirs peut être consentie à un salarié ou à une personne extérieure à la société.

Cette délégation de pouvoirs peut résulter des statuts ou d'un mandat exprès consenti dans le contrat de travail ou dans le cadre d'une procuration donnée à cet effet. Elle ne peut porter que sur une partie des pouvoirs du délégant et ne peut avoir pour effet de les annihiler ou de les neutraliser en habilitant le tiers d'une mission générale de représentation de la société, au même titre qu'un dirigeant social. Elle doit être temporaire, à durée déterminée ou non. Dans ce dernier cas, elle est révocable à tout moment par le délégant. Toutefois, lorsqu'elle est consentie à un salarié dans le cadre de ses fonctions, le retrait de la délégation constitue une modification d'un élément substantiel de son contrat de travail qui est de nature à entraîner la nature de celui-ci.

3. Le transfert de la responsabilité pénale sur la tête du mandataire ne peut s'opérer qu'à certaines conditions.

La première tient à la qualité de la personne qui doit être nécessairement un salarié de la société et non un tiers. Il doit disposer de la compétence, de l'autorité et des moyens nécessaires pour exercer les fonctions déléguées ainsi que de l'indépendance nécessaire pour prendre seul les décisions correspondant à ses fonctions.

La seconde tient à l'auteur de la délégation : il doit s'agir impérativement du dirigeant lui-même.

La troisième tient à l'acceptation expresse de la délégation par le mandataire, à défaut de validité de celle-ci.

La quatrième tient au caractère certain et précis de la délégation. Elle peut être consentie dans le contrat de travail ou sur un document écrit.

4. Le transfert de la responsabilité fiscale sur la tête du mandataire ne peut s'opérer également qu'à certaines conditions.

Pour que celle-ci soit efficace, il est nécessaire que le dirigeant ait délégué l'ensemble de ses pouvoirs en la matière au mandataire et qu'il s'abstienne d'intervenir dans les affaires fiscales de la société.

Cette jurisprudence rendue en matière de délégation de pouvoirs suffit à illustrer le mode de fonctionnement des entreprises où l'on agit sans maîtriser les risques, ce qui laisse la porte ouverte à des contentieux longs et incertains.

Les décisions précitées rendues par la Cour de cassation le 19 novembre 2010 à propos d'un licenciement effectué par un directeur des ressources humaines qui n'avait pas reçu de délégation de pouvoirs expresse à cet effet, sont le fruit d'un procès long et coûteux non seulement pour les parties mais aussi pour les contribuables car il a fallu réunir trois chambres de la Cour de cassation pour résoudre une divergence au sein de celle-ci.

Mise en place de procédure de délégation de pouvoirs ou de signature dans une entreprise par un notaire

Première étape : mise en place d'une hiérarchie au sein de l'entreprise

Le dirigeant devra élaborer un organigramme de synthèse faisant apparaître l'ensemble des salariés ou tiers à habiliter pour représenter la société dans le cadre de leur fonction ou d'une délégation expresse de pouvoir tout en définissant le contenu de leur pouvoir.

Deuxième étape : nature et portée des délégations

Le dirigeant devra également réfléchir à la nature de la délégation (délégation de pouvoirs ou de signature) avec ou sans transfert de responsabilité pénale ou fiscale au profit du mandataire.

Troisième étape : mise à jour des contrats de travail et de délégations de pouvoir expresses par un notaire

Si le dirigeant de l'entreprise ne veut pas recourir à des délégations de pouvoir expresses, il devra mettre à jour, si nécessaire, les contrats de travail des salariés qui représentent la société à l'égard des tiers. En effet, il faudra définir dans ceux-ci, quels actes chaque salarié est habilité à signer pour représenter la société à l'égard des tiers (exemple : le salarié est habilité à représenter la société pour l'ensemble des actes liés à sa fonction, éventuellement à l'exception des actes suivants ...).

Pour les délégations les plus délicates, notamment celles en matière pénale, sociale et fiscale, il est recommandé d'établir des délégations expresses de pouvoir respectant les conditions de fond édictées par la jurisprudence de la cour suprême. Ces délégations devront être consenties par acte authentique afin de leur donner date certaine, les revêtir d'un caractère incontestable et en vue d'en assurer la conservation sans avoir à en justifier par la production d'un original à chaque signature.