Constat
Gérer et transmettre un patrimoine nécessite de connaître l'étendue de celui-ci et la nature des droits de propriété des biens qui le composent. Il est donc indispensable de disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre.
Rares sont les propriétaires qui disposent d'une documentation complète sur la composition de leur patrimoine. Ainsi, l'action se trouve ralentie voire compromise.
On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.
Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher ce qui a pour effet de ralentir l'action.
Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Cela a pour effet de compromettre l'action.
Exemple : il n'est pas rare que dans des procédures de divorce, les actions de liquidation partage du patrimoine des époux, soient ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine commun du couple et aussi sur les versements faits entre les biens propres et les biens communs des époux mariés sous un régime de communauté ou entre les époux mariés sous un régime de séparation de biens.
De même, des opérations de transmission de patrimoine, souvent décidées dans l'urgence d'une réforme fiscale, sans réflexion stratégique préalable, peuvent se trouver ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine à transmettre.
Il est donc nécessaire que le dirigeant d'entreprise propriétaire d'un patrimoine puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique et fiscale qui lui permettra de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de la gestion de son patrimoine, soit dans le cadre d'opérations de transmission.
Comment mettre en place la gestion documentaire patrimoniale
Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette gestion documentaire et de conserver la documentation, ce qui est facilité par sa tradition d'archivage des minutes des actes qu'il rédige et par la stabilité de l'office malgré les changements de titulaires. La conservation des documents peut être effectuée sur support papier ou électronique. Chaque année, la documentation doit être mise à jour et le secrétariat juridique des sociétés patrimoniales est l'occasion idéale pour opérer celle-ci.
Cette gestion documentaire pourra éventuellement faire l'objet d'un dépôt annuel au rang des minutes des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par nature de documents, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT).
A titre indicatif, il est joint une liste de documents type à conserver (non exhaustive) pour assurer une bonne gestion documentaire patrimoniale.
Liste des documents gestion/transmission de patrimoine hors entreprise :
1. Etat civil et donations
• Fiche d'état civil
• Acte de naissance
• Acte de mariage
• Contrat de mariage
• Livret de famille
• Jugement de divorce - Acte de partage
• Actes notariés de donations, état des dons manuels et des donations indirectes et déclarations fiscales (imprimés 2730, 2731 et 2735)
2. Actif
2.1. Titres de propriété (immeubles)
• Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société
• Acte(s) d'acquisition
• Contrats de location(s) et de gestion locative
• Expertise(s) valeur vénale
2.2. Titres de propriété (bateaux, véhicules, avions, oeuvres d'art, bijoux, objets de collection et autres)
• Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société
• Factures et contrats d'acquisition et annexes
• Contrat de location de l'anneau et annexes (bateau)
• Expertise(s)
2.3. Portefeuilles de valeurs mobilières
• Nom du banquier et du gestionnaire
• Contrats d'ouverture de compte
• Contrats de souscription de valeurs mobilières (non cotées), coordonnées de la société teneur des comptes d'actionnaires et secrétariat juridique annuel des sociétés cibles
• Relevé de situation au 1er janvier
2.4. Liquidités
• Nom du banquier
• Contrats d'ouverture de compte
• Produits de trésorerie
• Relevé de situation au 1er janvier
2.5. Contrats d'assurance-vie et de capitalisation
• Bulletin(s) de souscription
• Conditions générales et particulières des polices
• Coordonnées de l'assureur et du courtier
• Relevé de situation au 1er janvier
2.6. Autres contrats d'assurance (risques et prévoyance)
• Bulletin(s) de souscription
• Conditions générales et particulières des polices
• Coordonnées de l'assureur et du courtier
• Justification de paiement des primes annuelles
2.7. Caisse de retraite
• Coordonnées caisse de retraite
• Contrat d'adhésion
• Relevé de situation au 1er janvier
3. Passif
• Contrats de prêt avec tableaux d'amortissement et de constitution de garanties réelles ou personnelles
• Coordonnées du banquier
4. Documentation fiscale
• Déclaration ISF
• Déclaration de revenus (2042)
• Déclaration de revenus encaissés hors de France (2047)
• Déclaration de revenus fonciers (2044 ou 2044 S)
• Déclaration(s) SCI (2071-2072)
• Déclaration de la taxe de 3% (sociétés étrangères détenant immeuble en France 2746)
• Déclarations de prêt (2062)
• Déclaration pour le prélèvement et les contributions sociales sur les dividendes et les produits de placement à revenu fixe (2077)
• Avis d'imposition des impôts correspondant
Une proposition de règlement relatif à la compétence, la loi applicable, la reconnaissance et l'exécution des décisions en matière de régimes matrimoniaux a été diffusée par la Commission européenne le 16 mars 2011.
La proposition de règlement prévoit que celui-ci prévaudra, entre les Etats membres (le Danemark, l'Irlande et le Royaume-Uni peuvent toutefois refuser l'application du règlement sur leur territoire), sur les conventions portant sur les matières qu'il régit. Est notamment visée ici, la convention de La Haye du 14 mars 1978. Par conséquent, toute union transfrontalière projetée même si elle doit être célébrée avant l'adoption du règlement, doit être envisagée au regard de la proposition de règlement.
Celui-ci a pour but de regrouper les procédures au sein d'une même juridiction.
Ainsi, en cas de dissolution du régime par décès d'un époux, les juridictions d'un Etat membre saisies d'une demande relative à la succession de l'un des époux seront également compétentes pour statuer sur les questions de régime matrimonial en relation avec la demande.
En cas de divorce, de séparation de corps ou d'annulation du mariage des époux, les juridictions saisies d'une telle demande et compétentes seront également compétentes pour statuer sur les questions de régime matrimonial en relation avec la demande, à condition que les parties soient d'accord.
Cet accord pourra être conclu à tout moment, y compris en cours de procédure. Lorsqu'il sera conclu avant la procédure, il devra être formulé par écrit, daté et signé des deux parties.
A défaut d'accord, les juridictions compétentes pour statuer sur une procédure relative au régime matrimonial des époux, seront les juridictions de l'Etat membre :
- de la résidence habituelle commune des époux ;
- à défaut, de la dernière résidence habituelle commune des époux, dans la mesure où l’un d’eux y réside encore ;
- à défaut, de la résidence habituelle du défendeur,
- à défaut, de la nationalité des deux époux (des dispositions particulières sont prévues pour l'Irlande et le Royaume-Uni).
Les époux pourront également convenir que l'Etat membre dont ils ont choisi la loi comme loi applicable à leur régime matrimonial, conformément aux dispositions du règlement proposé, aura aussi la compétence juridictionnelle concernant les questions relatives à leur régime matrimonial. Cet accord pourra être conclu à tout moment, y compris en cours de procédure. Lorsqu'il sera conclu avant la procédure, il devra être formulé par écrit, daté et signé des deux parties.
La loi applicable au régime matrimonial s'appliquera à l'ensemble des biens des époux, y compris aux immeubles situés à l'étranger.
Une proposition de règlement similaire a été diffusée en matière d'effets patrimoniaux des partenariats enregistrés (notamment les PACS).
