Le blog de l’étude

L’approbation des comptes annuels est une obligation pour les sociétés commerciales mais aussi pour les sociétés civiles ainsi que l’établissement d’un rapport de gestion sur l’exercice écoulé dont les comptes seront soumis à l’approbation des associés.

Depuis la loi du 24 juillet 1966 qui a réformé profondément le droit des sociétés commerciales, les causes de nullité sanctionnant les irrégularités tant dans la constitution d’une société que dans la tenue de son secrétariat juridique, ont été remplacées par des sanctions pénales d’ordre correctionnel.

On notera cependant qu’une dépénalisation partielle a été commencée par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 dite de simplification du droit et d’allègement des démarches administratives.

Le soin avec lequel un dirigeant d’entreprise doit veiller à l’établissement des documents nécessaires à l’approbation des comptes annuels contribue à lui permettre de faire le point sur la situation économique de son entreprise mais aussi à réfléchir à la stratégie de développement de son groupe (développement industriel et commercial). Il permet au dirigeant de faire un tour d’horizon avec ses conseils, notamment sur les évolutions législatives et de mettre à jour la gestion documentaire de la société.

La tenue de ce secrétariat juridique est aussi essentielle pour attester de certaines opérations que la société met en œuvre et qui lui permettront de servir de preuve le moment venu notamment à l’égard de l’administration fiscale.

Nous avons établi différentes fiches de synthèse résumant les renseignements et documents nécessaires à l’établissement du rapport annuel de gestion et la réunion de l’assemblée des associés, qui doit statuer sur l’approbation des comptes annuels :

Mentions rapport de gestion SA/SAS non cotée
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SA/SAS non cotées

Mentions rapport de gestion SARL
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SARL

Mentions rapport de gestion SNC
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SNC

Mentions rapport de gestion SCA
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SCA

Mentions rapport de gestion SCI
Mentions feuille de présence et procès-verbal d’assemblée approuvant les comptes annuels SCI

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Constat

Le monde des affaires est animé depuis toujours par la rapidité des opérations et aujourd'hui, par la culture de l'immédiat. Or, pour pouvoir agir, il est nécessaire de pouvoir disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre. On s'aperçoit dans la plupart des PME, qu'il n'existe aucune gestion documentaire minimum.

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher, ce qui a pour effet de ralentir l'action.

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Ceci a pour effet de compromettre l'action ou d'obliger l'entreprise à donner une garantie de substitution qui coûte de l'argent ou entraîne une dépréciation de la valeur de l'actif objet de l'opération convoitée.

Exemple : l'absence d'une autorisation administrative (permis de construire, autorisation d'exploitation ICPE...) va obliger l'entreprise lors de la cession de l'actif concerné, soit à régulariser, soit à donner une garantie de substitution ou à défaut, à déprécier fortement l'actif à céder.

Trop de chefs d'entreprises croient ainsi qu'il suffit de vouloir pour agir et considèrent, faute de culture du droit, les juristes comme des personnes qui retardent leurs opérations ou au mieux, ont pour fonction d'entériner et de mettre en forme des accords commerciaux conclus très souvent sans analyse préalable (absence d'audit de l'actif concerné par l'opération ou d'étude de faisabilité) ou de les assister dans des procédures contentieuses fruit d'une impréparation de leurs opérations.

Il est donc nécessaire que l'entreprise puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique, fiscale, sociale et comptable, qui lui permette de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de son exploitation courante, soit dans le cadre des opérations qu'elle projette de réaliser et en particulier en cas de transmission d'entreprises.

Comment mettre en place la gestion documentaire ?

Mettre en place une gestion documentaire au sein d'une entreprise nécessite de la connaître et de connaître son histoire afin de déterminer la nature des documents qui doivent être conservés et leur durée de conservation. En effet, certains documents doivent être conservés de façon perpétuelle, d'autres de façon temporaire en fonction des délais de prescription de réclamation des tiers. Nous joignons en annexe un tableau synthétique de la durée de conservation des documents de l'entreprise, à parfaire au cas par cas.

La tenue du secrétariat juridique de sociétés, souvent laissée aux mains d'assistants ou d'experts-comptables, est l'occasion, chaque année, de mettre à jour la documentation juridique, fiscale, sociale et comptable de l'entreprise, ce qui permet au rédacteur du rapport de gestion, d'avoir une bonne lisibilité de l'activité de l'entreprise au cours de l'exercice écoulé et de l'exercice en cours et aussi d'avertir le chef d'entreprise de la nécessité de mettre à jour ou d'établir certains documents pour être en conformité avec la loi. Ceci légitime l'intervention d'un juriste spécialisé qui tiendra non seulement le secrétariat juridique mais aussi assurera la veille juridique et fiscale de la documentation de l'entreprise.

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette conservation en raison, d'une part, de la conservation perpétuelle des actes authentiques qu'il rédige (minutes) et, d'autre part, de la stabilité de l'office malgré les changements de titulaire, pour tenir la consultation ou la copie des minutes à la disposition de la clientèle. La dématérialisation prochaine des actes authentiques l'amènera à conserver ces documents sur support électronique ce qui est déjà fait en partie actuellement. Les avocats, devenus pour beaucoup d'entre eux des rédacteurs d'actes depuis l'absorption des conseils juridiques et fiscaux en 1990, n'ont pas toujours su faire évoluer leur déontologie et leur pratique professionnelle au métier de rédacteur d'actes.

En pratique, le notaire doit établir un dépôt annuel au rang des minutes, des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par société et par nature de document, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT). Une copie sur support papier et sur support électronique est remise au dirigeant et éventuellement aux financiers pour les entreprises acquises dans le cadre de LBO. Ce dépôt annuel permet en outre lors de la cession à venir des titres de la société cible, d'avoir une parfaite connaissance de son histoire et, du même coup, de faciliter l'audit de l'acquéreur et d'alléger la convention de garanties annexe à l'acte de cession de titres de capital.

Il est singulier de constater que cette pratique mise en point pour les clients PME de l'étude les amène très souvent à préférer la contacter plutôt que de rechercher le document en interne. Ceci est la preuve qu'un notaire, par sa tradition d'archivage, sait retrouver un document et le mettre à la disposition de son client rapidement.

En conclusion, pour réaliser cette conservation de documents, il est nécessaire de procéder préalablement, à un audit des sociétés du groupe et de leur histoire pour recenser les documents qu'il va falloir déposer annuellement au rang des minutes du notaire. Cet audit nécessite une présence dans l'entreprise de 24h à plusieurs jours en fonction de la taille de celle-ci et est payant en fonction du temps passé. Dans un second temps, il faudra réunir cette documentation et établir un acte de dépôt au rang des minutes énonçant chacun des documents par société et par nature de documents, scanner celui-ci puis l'éditer sur supports papier et électronique. Pour les années à suivre, le plus simple est de réaliser cette mission dans le cadre du secrétariat juridique de sociétés qui permet de collecter les informations qui seront en toute état de cause nécessaires à la rédaction du rapport de gestion.

Durée de conservation des principaux documents à conserver pour les entreprises

Le rapport annuel de gestion des sociétés par actions devra désormais intégrer des informations sur la prise en compte des conséquences sociales et environnementales de leur activité ainsi que sur leurs engagements en faveur du développement durable. Ces nouvelles obligations s'appliquent non seulement aux sociétés cotées par actions mais aussi aux autres sociétés par actions non cotées dont le total du bilan ou le chiffre d'affaires et le nombre de salariés excédent des seuils qui seront fixés par décret en Conseil d'Etat. Ces dispositions entreront en vigueur au 1er janvier 2011.

Responsabilité de la société mère qui exerce le contrôle sur une filiale de prendre en charge en cas de défaillance de la société qui lui est liée de tout ou partie des obligations de prévention et de réparation qui lui incombent en vertu de la loi. Il en est de même en cas de faute caractérisée de la société mère qui a contribué à une insuffisance d'actif de sa filiale.