Le blog de l’étude

Une simple clause insérée dans un contrat client soumis à des pré-requis, transformé ensuite par un notaire en acte authentique, permet la délivrance immédiate d'un titre exécutoire sans intervention d'un juge.

Pré-requis et procédure interne à respecter par l'entreprise créancière

Pour établir un contrat client transformable en acte authentique notarié, doivent être mis en place par l'entreprise désireuse d'y recourir :

1 - Les pré-requis

Doté du privilège de la force exécutoire, un acte authentique notarié doit être le reflet de la légalité (lex est quodcumque notamus : ce que nous écrivons est la loi). Cela signifie que le notaire doit s'assurer que la créance soit incontestable d'un point de vue juridique (défaut de capacité des parties à contracter, non conformité du contrat aux dispositions législatives, réglementaires et jurisprudentielles en vigueur, rédaction précise et non équivoque, notamment quant à la liquidité de la créance).

Par conséquent, il est nécessaire de mettre l'entreprise en état d'exécuter ses clients par la voie notariée, en instituant une procédure simple et standard, ce qui nécessite de s'assurer préalablement au sein de l'entreprise :

  • de la capacité des signataires à représenter et à engager la société valablement ;

  • que le processus de conclusion du contrat (de la publicité et/ou du démarchage client à la signature du contrat) ne viole pas une disposition d'ordre public ;

  • que le produit vendu et les conditions particulières et générales du contrat sont conformes aux dispositions légales ou réglementaires en vigueur et dénuées de toute ambiguïté ;

  • de la stipulation d'une clause de réserve de propriété (biens meubles corporels).

Il est nécessaire de signer une lettre de mission préalable avec le notaire pour vérifier la mise en place de ces pré-requis. Cette mission et son coût sont variables suivant qu'il existe ou non déjà dans l'entreprise à auditer des contrats clients, des délégations expresses de pouvoirs, une gestion documentaire...

2 - Procédure standard interne à l'entreprise

2.1) Capacité à contracter

Mise en place de délégations écrites de pouvoirs ou modification des contrats de travail au sein de l'entreprise devant livrer un bien ou offrir une prestation de service car le pouvoir de représentation et d'agir au nom d'une société n'appartient qu'à ses dirigeants.

2.2) Etablissement d'un contrat client

Rédaction du contrat client par acte sous seing privé et non plus d'un bon de commande ou d'un devis accepté. En effet, seul un contrat permet de décrire, non seulement le bien à livrer ou la prestation à réaliser mais aussi les obligations propres à chacune des parties ainsi que de fixer la loi de la France pour régir les relations contractuelles.

Ce contrat client sera conforme :

  • au contrat type déterminant de façon précise une ou plusieurs créances identifiées, quantifiées ou quantifiables en argent et les modalités d'exigibilité de leur paiement, rappelant que la loi française est applicable et contenant un mandat d'intérêt commun pour transformer le contrat client sous seing privé en acte authentique notarié (le retour d'expérience des PME clientes de l'office démontre que lors de la conclusion du contrat, certains juristes d'entreprise ou avocats conseillant les chefs d'entreprise cocontractant font supprimer ce mandat d'intérêt commun, ce qui présume d'une éventuelle mauvaise foi du débiteur lors de l'exécution à venir du contrat),

  • et à la procédure de conclusion du contrat (par exemple, s'il y a un droit de rétractation applicable), proposés par le notaire dans le cadre de la mission pour la mise en place des pré-requis.

Ce contrat, dans la forme, doit être lisible et agréable à lire et dans le fond, compréhensible et accessible pour faciliter sa signature.

2.3) Signature du contrat client

Préalablement à la signature du contrat client, l'entreprise devra demander le Kbis de son cocontractant, s'assurer de l'identité (copie de la carte d'identité) et de la capacité du signataire à la représenter et encourager la procédure d'autorisation de prélèvement sur un compte bancaire. Le contrat client devra être signé en trois exemplaires originaux (un pour chaque partie et un pour la transformation en acte authentique notarié).

2.4) Archivage du contrat client

Après la signature du contrat, l'entreprise prestataire devra conserver son exemplaire original lui revenant ainsi que celui réservé au notaire. Ce travail d'archivage pourra être effectué par le notaire, si l'entreprise le souhaite.

2.5) Transformation du contrat client sous seing privé en acte notarié, délivrance d'un titre exécutoire

Avant de procéder à cette transformation, il sera préférable dans un premier temps, de relancer le client en lui rappelant la date d'échéance de la facture et si nécessaire, l'avertir de la procédure qui va suivre (le retour d'expérience à ce stade permet de constater qu'il suffit souvent de le menacer d'utiliser cette procédure pour qu'il paie immédiatement ce qui prouve que l'acte authentique notarié est une sûreté en lui-même).

Passé ce stade et si l'entreprise souhaite poursuivre le recouvrement forcé de sa créance impayée, elle devra demander au notaire de transformer l'acte sous seing privé en acte notarié.

En réalité, l'entreprise créancière devra reconnaître devant le notaire de son choix, le caractère original du document déposé ainsi que celui des signatures des parties en vertu du mandat d'intérêt commun qui lui sera consenti à cet effet par les cocontractants au sein même du contrat client.

Après signature de l'acte de dépôt avec reconnaissance d'écritures et de signatures du contrat client par le requérant agissant tant pour son compte qu'au nom de l'autre cocontractant et par le notaire authentificateur, ce dernier pourra délivrer de plein droit et en principe sur le champ un titre exécutoire.

2.6) Mesure de saisies définitives ou conservatoires et prise de sûretés réelles provisoires

L'entreprise créancière devra s'adresser à un huissier de justice situé dans la ville du siège du débiteur pour minimiser les frais de déplacement et lui remettre la copie exécutoire notariée pour procéder aux mesures de saisies-vente pour recouvrer immédiatement la créance liquide et exigible impayée ou aux mesures de saisies conservatoires si la créance n'est pas encore exigible ou dont l'exigibilité est contestée. Si nécessaire, la prise de sûretés réelles conservatoires pourra être envisagée sur les biens immeubles ou meubles du débiteur par le notaire titulaire de la minute de l'acte notarié de dépôt du contrat client.

Résumé des étapes à suivre

- audit de l'entreprise par le notaire pour mettre en place les pré-requis ;

- mise en place des pré-requis dans l'entreprise : délégations de pouvoirs, modification des contrats de travail, conclusion de contrats clients standardisés selon modèle et procédure préconisés par le notaire ;

- signature contrat client ;

- archivage contrat client ;

- relance informelle client (retard de paiement) ;

- transformation du contrat client sous seing privé en acte authentique ;

- délivrance copie exécutoire nominative et remise à un huissier de justice dans la ville de l'entreprise à exécuter ;

- mesures de saisie définitive ou conservatoire.

Avantages de l'acte authentique notarié :

- maintien de la relation client (signature d'un contrat client et maîtrise de la procédure de recouvrement par l'entreprise) ;

- moins onéreux (par rapport aux sociétés de recouvrement) ;

- plus rapide et plus efficace (pas d'intervention du juge).

Voir notre actualité 2015 sur l'exécution au sein de l'Union européenne des créances civiles et commerciales constatées par acte notarié