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Le blog de l’étude

Cette rubrique est destinée à informer notre clientèle ou nos contacts, d'évolutions législatives ou jurisprudentielles significatives et de questions concrètes d'ordre professionnel, patrimonial ou personnel, qui peuvent être résolues grâce à l'intervention d'un notaire, afin de contribuer à une meilleure utilisation du droit et de la fiscalité, qui doivent être perçus comme des outils au service d'un objectif et non comme une source de contraintes ou d'économies à travers la fiscalité.

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Pourquoi les dirigeants d'entreprise doivent mettre en place une gestion documentaire rigoureuse dans leur entreprise et comment y parvenir ?

Publie le Lundi 26/09/2011 Retour

Constat

 

Le monde des affaires est animé depuis toujours par la rapidité des opérations et aujourd'hui, par la culture de l'immédiat. Or, pour pouvoir agir, il est nécessaire de pouvoir disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre. On s'aperçoit dans la plupart des PME, qu'il n'existe aucune gestion documentaire minimum.

 

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

 

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher, ce qui a pour effet de ralentir l'action.

 

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Ceci a pour effet de compromettre l'action ou d'obliger l'entreprise à donner une garantie de substitution qui coûte de l'argent ou entraîne une dépréciation de la valeur de l'actif objet de l'opération convoitée.

Exemple : l'absence d'une autorisation administrative (permis de construire, autorisation d'exploitation ICPE...) va obliger l'entreprise lors de la cession de l'actif concerné, soit à régulariser, soit à donner une garantie de substitution ou à défaut, à déprécier fortement l'actif à céder.

 

Trop de chefs d'entreprises croient ainsi qu'il suffit de vouloir pour agir et considèrent, faute de culture du droit, les juristes comme des personnes qui retardent leurs opérations ou au mieux, ont pour fonction d'entériner et de mettre en forme des accords commerciaux conclus très souvent sans analyse préalable (absence d'audit de l'actif concerné par l'opération ou d'étude de faisabilité) ou de les assister dans des procédures contentieuses fruit d'une impréparation de leurs opérations.

 

Il est donc nécessaire que l'entreprise puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique, fiscale, sociale et comptable, qui lui permette de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de son exploitation courante, soit dans le cadre des opérations qu'elle projette de réaliser et en particulier en cas de transmission d'entreprises.

 

Comment mettre en place la gestion documentaire ?

 

Mettre en place une gestion documentaire au sein d'une entreprise nécessite de la connaître et de connaître son histoire afin de déterminer la nature des documents qui doivent être conservés et leur durée de conservation. En effet, certains documents doivent être conservés de façon perpétuelle, d'autres de façon temporaire en fonction des délais de prescription de réclamation des tiers. Nous joignons en annexe un tableau synthétique de la durée de conservation des documents de l'entreprise, à parfaire au cas par cas.

 

La tenue du secrétariat juridique de sociétés, souvent laissée aux mains d'assistants ou d'experts-comptables, est l'occasion, chaque année, de mettre à jour la documentation juridique, fiscale, sociale et comptable de l'entreprise, ce qui permet au rédacteur du rapport de gestion, d'avoir une bonne lisibilité de l'activité de l'entreprise au cours de l'exercice écoulé et de l'exercice en cours et aussi d'avertir le chef d'entreprise de la nécessité de mettre à jour ou d'établir certains documents pour être en conformité avec la loi. Ceci légitime l'intervention d'un juriste spécialisé qui tiendra non seulement le secrétariat juridique mais aussi assurera la veille juridique et fiscale de la documentation de l'entreprise.

 

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette conservation en raison, d'une part, de la conservation perpétuelle des actes authentiques qu'il rédige (minutes) et, d'autre part, de la stabilité de l'office malgré les changements de titulaire, pour tenir la consultation ou la copie des minutes à la disposition de la clientèle. La dématérialisation prochaine des actes authentiques l'amènera à conserver ces documents sur support électronique ce qui est déjà fait en partie actuellement. Les avocats, devenus pour beaucoup d'entre eux des rédacteurs d'actes depuis l'absorption des conseils juridiques et fiscaux en 1990, n'ont pas toujours su faire évoluer leur déontologie et leur pratique professionnelle au métier de rédacteur d'actes.

 

En pratique, le notaire doit établir un dépôt annuel au rang des minutes, des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par société et par nature de document, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT). Une copie sur support papier et sur support électronique est remise au dirigeant et éventuellement aux financiers pour les entreprises acquises dans le cadre de LBO. Ce dépôt annuel permet en outre lors de la cession à venir des titres de la société cible, d'avoir une parfaite connaissance de son histoire et, du même coup, de faciliter l'audit de l'acquéreur et d'alléger la convention de garanties annexe à l'acte de cession de titres de capital.

 

Il est singulier de constater que cette pratique mise en point pour les clients PME de l'étude les amène très souvent à préférer la contacter plutôt que de rechercher le document en interne. Ceci est la preuve qu'un notaire, par sa tradition d'archivage, sait retrouver un document et le mettre à la disposition de son client rapidement.

 

En conclusion, pour réaliser cette conservation de documents, il est nécessaire de procéder préalablement, à un audit des sociétés du groupe et de leur histoire pour recenser les documents qu'il va falloir déposer annuellement au rang des minutes du notaire. Cet audit nécessite une présence dans l'entreprise de 24h à plusieurs jours en fonction de la taille de celle-ci et est payant en fonction du temps passé. Dans un second temps, il faudra réunir cette documentation et établir un acte de dépôt au rang des minutes énonçant chacun des documents par société et par nature de documents, scanner celui-ci puis l'éditer sur supports papier et électronique. Pour les années à suivre, le plus simple est de réaliser cette mission dans le cadre du secrétariat juridique de sociétés qui permet de collecter les informations qui seront en toute état de cause nécessaires à la rédaction du rapport de gestion.

 

Durée de conservation des principaux documents à conserver pour les entreprises

 

 

Type de documents

Durée de conservation

Documents juridiques

Documents juridiques concernant la société (statuts, registres, procès-verbaux de décision collective et organes de représentation de la société, registre des mouvements, comptes d'actionnaires

5 ans à partir de la radiation du RCS de la société

 

 

Feuilles de présence et pouvoirs, rapports de gestion et des commissaires aux comptes

3 derniers exercices

Titres de propriété (immeuble, propriété intellectuelle) et autorisations administratives

A conserver jusqu'à la revente

Baux

5 ans à compter de l'expiration du bail

Autorisations d'exploitation

A conserver jusqu'à la fin de l'exploitation

Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale (client ou fournisseur) et principales correspondances commerciales

5 ans à compter de l'expiration du contrat

Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la réalisation de la prestation

Police d'assurance

Quittance et primes

Dossier de sinistre

2 après la résiliation du contrat

2 ans à compter de leur émission

10 ans à compter du sinistre

Documents de financement

5 ans après le terme du contrat

Documents bancaires

 

Virements, talons de chèques et relevés bancaires

5 ans à compter de l'émission

Pièces comptables

 

Livres et registres comptables, factures, bons de livraison ou de réception

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

Documents fiscaux

 

Déclarations d'imposition, avis d'imposition

Jusqu'au 31 décembre de la 3e année à partir de l'année d'imposition

Documents de droit social

Bulletins de paie et autres documents concernant les salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte,

5 ans à compter de leur émission

Registre unique du personnel

En théorie, 5 ans à partir du départ du salarié mais en pratique, à conserver de manière permanente

Document relatif aux charges sociales

3 ans à compter de leur émission

 

Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail, comptes-rendus des visites de l'inspection du travail sur les lieux de travail et déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans à compter de la réception

 

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