Le blog de l’étude

Cette rubrique est destinée à informer notre clientèle ou nos contacts, d'évolutions législatives ou jurisprudentielles significatives et de questions concrètes d'ordre professionnel, patrimonial ou personnel, qui peuvent être résolues grâce à l'intervention d'un notaire, afin de contribuer à une meilleure utilisation du droit et de la fiscalité, qui doivent être perçus comme des outils au service d'un objectif et non comme une source de contraintes ou d'économies à travers la fiscalité.

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Pourquoi les dirigeants d'entreprise doivent mettre en place une gestion documentaire rigoureuse dans leurs affaires patrimoniales et comment y parvenir

Publie le Lundi 26/09/2011 Retour

Constat

 

Gérer et transmettre un patrimoine nécessite de connaître l'étendue de celui-ci et la nature des droits de propriété des biens qui le composent. Il est donc indispensable de disposer des informations et documents qui prouvent l'existence d'un droit ou d'un titre.

 

Rares sont les propriétaires qui disposent d'une documentation complète sur la composition de leur patrimoine. Ainsi, l'action se trouve ralentie voire compromise.

 

On constate qu'il existe principalement deux séries de difficultés.

 

Dans le premier cas, les documents existent mais il faut les rechercher ce qui a pour effet de ralentir l'action.

Dans le second cas, les documents n'existent pas ou plus (absence d'établissement ou disparition/perte). Cela a pour effet de compromettre l'action.

 

Exemple : il n'est pas rare que dans des procédures de divorce, les actions de liquidation partage du patrimoine des époux, soient ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine commun du couple et aussi sur les versements faits entre les biens propres et les biens communs des époux mariés sous un régime de communauté ou entre les époux mariés sous un régime de séparation de biens.

 

De même, des opérations de transmission de patrimoine, souvent décidées dans l'urgence d'une réforme fiscale, sans réflexion stratégique préalable, peuvent se trouver ralenties voire compromises par l'absence de documentation sur la composition du patrimoine à transmettre.

 

Il est donc nécessaire que le dirigeant d'entreprise propriétaire d'un patrimoine puisse disposer dans un délai rapide, d'une documentation juridique et fiscale qui lui permettra de répondre aux demandes des tiers, soit dans le cadre de la gestion de son patrimoine, soit dans le cadre d'opérations de transmission.


Comment mettre en place la gestion documentaire patrimoniale

 

Le notaire est par essence celui qui est à même de pouvoir réaliser cette gestion documentaire et de conserver la documentation, ce qui est facilité par sa tradition d'archivage des minutes des actes qu'il rédige et par la stabilité de l'office malgré les changements de titulaires. La conservation des documents peut être effectuée sur support papier ou électronique. Chaque année, la documentation doit être mise à jour et le secrétariat juridique des sociétés patrimoniales est l'occasion idéale pour opérer celle-ci.

 

Cette gestion documentaire pourra éventuellement faire l'objet d'un dépôt annuel au rang des minutes des documents à conserver, ce qui permet de bénéficier d'une conservation perpétuelle de l'ensemble de ces documents et évite de s'interroger sur leur durée de conservation. Cet acte consiste à établir la liste des documents à conserver, par nature de documents, et de les annexer avec un numéro d'ordre défini dans la liste. Son coût est faible (125 € de droit fixe d'enregistrement et émolument fixe de 25 € HT).

 

A titre indicatif, il est joint une liste de documents type à conserver (non exhaustive) pour assurer une bonne gestion documentaire patrimoniale.

 

Liste des documents gestion/transmission de patrimoine hors entreprise :

 

1. Etat civil et donations

 

  • Fiche d'état civil

  • Acte de naissance

  • Acte de mariage

  • Contrat de mariage

  • Livret de famille

  • Jugement de divorce - Acte de partage

  • Actes notariés de donations, état des dons manuels et des donations indirectes et déclarations fiscales (imprimés 2730, 2731 et 2735)

 

2. Actif

 

2.1. Titres de propriété (immeubles)

 

  • Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société

  • Acte(s) d'acquisition

  • Contrats de location(s) et de gestion locative

  • Expertise(s) valeur vénale

 

2.2. Titres de propriété (bateaux, véhicules, avions, oeuvres d'art, bijoux, objets de collection et autres)

 

  • Statut et Kbis des sociétés patrimoniales et secrétariat juridique annuel de société

  • Factures et contrats d'acquisition et annexes

  • Contrat de location de l'anneau et annexes (bateau)

  •  Expertise(s)

 

2.3. Portefeuilles de valeurs mobilières

 

  • Nom du banquier et du gestionnaire

  • Contrats d'ouverture de compte

  • Contrats de souscription de valeurs mobilières (non cotées), coordonnées de la société teneur des comptes d'actionnaires et secrétariat juridique annuel des sociétés cibles

  • Relevé de situation au 1er janvier

 

2.4. Liquidités

 

  • Nom du banquier

  • Contrats d'ouverture de compte

  • Produits de trésorerie

  • Relevé de situation au 1er janvier

 

2.5. Contrats d'assurance-vie et de capitalisation

 

  • Bulletin(s) de souscription

  • Conditions générales et particulières des polices

  • Coordonnées de l'assureur et du courtier

  • Relevé de situation au 1er janvier

 

2.6. Autres contrats d'assurance (risques et prévoyance)

 

  • Bulletin(s) de souscription

  • Conditions générales et particulières des polices

  • Coordonnées de l'assureur et du courtier

  • Justification de paiement des primes annuelles

 

2.7. Caisse de retraite

 

  • Coordonnées caisse de retraite

  • Contrat d'adhésion

  • Relevé de situation au 1er janvier

 

3. Passif

 

  • Contrats de prêt avec tableaux d'amortissement et de constitution de garanties réelles ou personnelles

  • Coordonnées du banquier

 

4. Documentation fiscale

 

  • Déclaration ISF

  • Déclaration de revenus (2042)

  • Déclaration de revenus encaissés hors de France (2047)

  • Déclaration de revenus fonciers (2044 ou 2044 S)

  • Déclaration(s) SCI (2071-2072)

  • Déclaration de la taxe de 3% (sociétés étrangères détenant immeuble en France 2746)

  • Déclarations de prêt (2062)

  • Déclaration pour le prélèvement et les contributions sociales sur les dividendes et les produits de placement à revenu fixe (2077)

  • Avis d'imposition des impôts correspondant

 

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